Modul Kennzahlen HUEIS

Kategorie:HBS

Kategorie:HISinOne-Dokumentation

Kategorie:Business Intelligence Analysen-Dokumentation

Manuelle Schnittstelle im Hochschulübergreifenden Infosystem

Das folgende Kapitel gilt nur für Hochschulen des Landes Baden-Württemberg und Sachsen:

Für Hochschulen ohne SuperX bzw. KENN-Installation besteht auch die Möglichkeit, direkt Daten ins HÜS einzuspielen. Dies ist exemplarisch dokumentiert für

BaWue: Datenbestand Hochschulen, Studierende (Semesterberichte) und Anlagen.

Sachsen: Stellenbesetzung

Allgemeine Funktionalität

Das Liefern von Daten direkt ins Hochschulübergreifende SuperX ist seit März 2011 möglich. Interessierte Anwender bekommen im Bereich Datenlieferung Rechte auf die Masken "Grunddaten und Kennzahlen hinzufügen (csv)" und "Datei Hochladen".

Der Unterschied zischen beiden Masken: Die Maske "Grunddaten und Kennzahlen hinzufügen (csv)" bietet die Möglichkeit, Daten direkt über die Zwischenablage in ein vorbereitetes Eingabefeld zu kopieren, und den Import direkt auszuführen. Dies geht nur bei kleineren Datenmengen (Tabellen bis 1000 Zeilen), hat aber den Vorteil daß man die Lieferung technisch direkt prüfen kann. Eine Beschreibung der Funktionalität finden Sie oben.

Bei größeren Datenmengen kann man Dateien auch auf den Server hochladen, und diese werden dann in der nächtlichen Laderoutine verarbeitet.

Beide Masken laden die Daten zunächst nur in einen Importbereich, die Übernahme in die jew. Tabellen, die auch in Berichtsausgaben genutzt werden, findet über Nacht statt. Dabei werden die Daten auch (technisch) geprüft. Die inhaltliche Prüfung liegt in jedem Fall bei der liefernden Hochschule.

Datei hochladen

Das Menü "Datei Hochladen" bietet die Möglichkeit, Dateien im Textformat (mit Trennzeichen) auf den Server zu laden, um ihn dann in der nächtlichen Laderoutine der Verarbeitung zu übergeben. Es gibt dabei die Möglichkeit, sich ein Ladeprotokoll per Email zusenden zu lassen.

Die Maske hat einige Parameter, die die Datei beschreiben:

• Die Hochschule muss angegeben werden
• Die Zieltabelle ist im KENN-Modul veröffentlicht, eine Übersicht finden Sie im Abschnitt "Ladetabellen" auf https://qisweb.hispro.de/superx/doku/kennx_modul/kennx.html]
• Der Dateityp ist derzeit "CSV", also Textformat mit Trennzeichen
  • Datumsformat ist ISO, also TT.MM.JJJJ
  • Dezimaltrenner ist ".", verwenden Sie bitte keine 1000-er Trennzeichen
  • Negative Werte werden mit führendem "-" angezeigt.
• Sie können Dateien direkt hochladen. Der Dateiname ist egal, aber der Inhalt muss zu der oben angegebenen Tabelle passen.
• Das Trennzeichen kann eines der angegeben Zeichen sein. Die Zahl der Trennzeichen in jeder Zeile muss der Zahl der Spalten in der Zieltabelle entsprechen. Um Kompatibilität mit Informix Unload Dateien zu erreichen, ist es möglich, am Zeilenende ein zusätzliches Trennzeichen hinzuzufügen.
• Der Parameter "Feldnamen 1. Zeile" kann auf "ja" gesetzt werden, in diesem Falle werden die Spaltennamen auch geprüft. Wichtig: wenn Sie die Spaltennamen angeben, müssen diese auch in der Zieltabelle vorhanden sein.
• Die Kodierung der Datei kann entweder ISO (unter Windows der Standard) oder UTF-8 sein (unter neueren UNIXen der Standard)
• Der Modus bezeichnet, ob Sie Daten Ihrer Hochschule in der Ladetabelle ergänzen wollen, oder austauschen. Wenn Sie "alles Löschen und hinzufügen" wählen, werden die Importdaten Ihrer Hochschule zunächst gelöscht, und dann aus der gelieferten Datei neu eingefügt. Bitte beachten Sie: dies ist nur für mehrmalige Lieferungen an einem Werktag relevant, am Abend werden immer alle Daten nach der Verarbeitung gelöscht. Wenn Sie mehrmals an einem Tag liefern, sollten Sie nur beim ersten Mal "Alles löschen und hinzufügen" wählen. Beachten Sie auch: sobald die Daten im Importbereich sind, werden die Daten im System nach Kennzahl und Zeitraum (Jahr oder Semester) ausgetauscht, d.h. erst gelöscht und dann neu eingefügt.
• Email für Protokoll: Die Mailadresse, die Sie hier angeben, bekommt in der Nacht eine Protokollmail zugesandt.

Wenn Sie die Maske dann abschicken, kommt eine Prüfung der Datei. Wenn die CSV-Datei in einzelnen Spalten Werte enthält, die nicht erlaubt sind, kommt eine Fehlermeldung:

Im Beispiel oben müßte man den Wert des Semesters (20152) ändern, und den Wert des Faches (amtlich) (2057b). Wenn alles ok ist, sehen Sie eine Vorschau:

Mit Klick auf den "Jetzt importieren"-Button unten wird die Datei geladen, und Sie erhalten eine Quittierung:

Damit ist der Upload abgeschlossen. Sie warten dann die Email der Lieferung ab. Diese sieht z.B. wie folgt aus:

Wundern Sie sich bitte nicht über den Dateinamen, dieser wird automatisch vom System vergeben. Im Fehlerfall erhalten Sie einen Hinweis, in welcher Zeile der Datei welches Problem auftritt. Bei Problemen, die Sie selbst nicht lösen können, wenden Sie sich an die Administratoren des Systems.

Tabellen für Baden-Württemberg

Änderungen Version 1.4 zu 1.5

(Keine relevanten Änderungen)

Änderungen Version 1.2 zu 1.4

(Version 1.3 ist nur in BaWue für SAP-Hochschulen erschienen)

Neue Tabellen für BaWue:

• Drittmittel
• Absolventen (amtlich)
• Personal (amtlich)
• Promovierende (amtlich)
• Studierende (amtlich)

Sowie zwei neue Spalten in Tabelle

• Manuelle Schnittstelle
  • generic_dim1 (für Kategorien gem. manueller Lieferung)
  • generic_dim2 (für Kategorien gem. manueller Lieferung)

Sowie eine neue Spalte in

• Studierende
  • hrst (Hörerstatus amtlich, mit den Werten "1" für Haupthörer, "2" für Nebenhörer, "3" für Deutschkurs/Studienkolleg und "4" für Gasthörer). In BaWue sind nur Haupthörer zu liefern.

Änderungen Version 1.0 zu 1.2

(Version 1.1 ist nur in Sachsen erschienen)

Im KENN Modul Version 1.2 (13.4.2016) wurde

• in der Tabelle der Sekundärbuchungen eine neue Spalten hinzugefügt:
  • lfb vor Spalte datum (nur für Sachsen zu füllen)
  • Sekundärbuchungen
• in der Tabelle Finanzdaten eine neue Spalte hinzugefügt
  • kfmkam am Ende (nur für Sachsen zu füllen)
  • Finanzdaten

Änderungen Version 0.9 zu 1.0

Im KENN Modul Version 1.0 (6.3.2015) wurden für Sachsen und Baden-Württemberg in der Tabelle der Sekundärbuchungen zwei neue Spalten hinzugefügt:

• quell_projnr vor Spalte ziel_projnr
• ziel_fikrkey vor Spalte ziel_ch110_inst
• Sekundärbuchungen

Änderungen Version 0.8 zu 0.9

Im KENN Modul Version 0.9 (09-2014) wurde für Baden-Württemberg eine neue Tabelle für die Querschnittsprodukte eingeführt, diese kann somit im Baden-Württemberger Hochschulübergreifenden SuperX geliefert werden:

• Sekundärbuchungen (Querschnittsprodukte)

Änderungen Version 0.7 zu 0.8

Im KENN Modul Version 0.8 (11-2013) haben sich einige Tabellen geändert, bitte aktualisieren Sie ggf. Ihre Tabellenstrukturen. Die Änderungen sind in der Datenbankbeschreibung im Kommentar zur Spalte mit dem Passus "neu in KENN-Modul V. 0.8" gekennzeichnet:

• Primärbuchungen
• Sekundärbuchungen
• Stellen
• Absolventen
• Studierende
• Haushalt
• Manuelle Schnittstelle
• Personal
• Anlagen
• Flächen

Hochschulen

Um hochschulspezifische Daten zu laden, gibt es die Maske „Grunddaten und Kennzahlen hinzufügen (csv)“. Diese befindet sich im „Administration Kenn-Modul“. Dazu im Menü „Administration Kenn-Modul“ anklicken.

Danach die Maske „Grunddaten und Kennzahlen hinzufügen (csv)“ auswählen.

Hier können Sie Kennzahlen und bestimmte Tabellen mit neuen Daten füllen. Die Daten werden als einfacher Text mit Trennzeichen in das Feld „Inhalt“ eingefügt. Dabei können Sie die vorgegeben Spaltenstruktur benutzen, welche Sie über den Link „Merkmalsliste“ links neben der Kennzahl-/Tabellenauswahl erfahren, oder selber die Spalten bestimmen. Wenn Sie die Spalten selber bestimmen möchten muss der Spaltenname in der 1. Zeile dem der Tabelle gleichen und das Feld „Feldnamen 1. Zeile“ markiert sein.

Wenn Sie den einzufügenden Inhalt z.B. in einer Exceltabelle haben, markieren Sie die zu Importierenden Daten, klicken auf Bearbeiten->Kopieren. Danach fügen Sie den Inhalt in der Maske in dem Feld Inhalt mit rechte Maustaste in das Feld und „einfügen“ (alternativ Strg + v) ein. Dabei wird von Excel als Feldtrenner ein Tabulator benutzt, welchen Sie in dem Feld „Trennzeichen“ auswählen.

Im Feld Modus können Sie auswählen, ob Sie neue Daten hinzufügen möchten oder den alten Datenbestand erneuern wollen.

Hinweis: Wenn Sie aus einem anderem Programm zunächst die Daten in Excel einfügen, versucht Excel automatisch den Datentyp zu ermitteln und diesem den Feld zuzuweisen. Dabei entsteht dann z.B. aus „0021“ „21“. Die Wertigkeit der Zahlen sind gleich, aber der Text ist anders. Daher vor dem Einfügen alle Zellen markieren und das Format „Text“ zuweisen.

In dem Beispiel habe ich auch die Feldnamen der Tabelle angegeben. Daher habe ich auch das Feld „Feldnamen 1. Zeile“ angeklickt.

Wenn Sie alles ausgefüllt haben, klicken sich auf „Abschicken“.

In der folgenden Ergebnistabelle erfahren Sie, ob die angegebenen Daten auch importiert werden können. Wenn in einer Zeile die Anzahl der Trennzeichen falsch ist (also falsche Spalten-angebe) wird dies im „Import Kommentar“ vermerkt. Dabei wird zusätzlich ausgegeben, wie viele Trennzeichen vorhanden sein sollten und wie viele vorhanden sind. Um den Fehler zu beheben, steht davor auch noch, in welcher Zeile der Fehler aufgetreten ist. Zu beachten ist, dass auch die Zeile der Feldnamen mitgezählt wird, wenn mit angegeben.

Wenn der Datensatz importierbar ist, wird in der Spalte „Import Kommentar“ ein „OK“ ausgegeben. Dann können Sie unten auf den Button „Import ausführen“ klicken.

Die erfolgreiche Datenübernahme wird dann mit der folgenden Ausgabe bestätigt.

Studierendenstatistik

Im Bereich "Studierendenstatistik" gibt es zwei Datensegmente: die normale "Studierendenstatistik" für alle Hochschulen, und die sog. "Semesterberichte" für die Fachhochschulen. Letztere enthalten neben den Studierendendaten auch die hochschulinternen Fächer und Abschlüsse, und werden im nächsten Kapitel genauer beschrieben.

Die normale Studierendenstatistik wird mit einer einzigen Tabelle geliefert: kenn_sos_stg. Wenn Sie direkt ins HÜS liefern, ist dies die Ladetabelle kennx_sos_stg_neu. Beide Tabellen haben die gleiche Struktur.

Studierendenstatistik (Semesterberichte)

Die Tabellen der Studierendenstatistik (Semesterberichte) können Sie auch mit der Maske „Grunddaten und Kennzahlen hinzufügen (csv)“ füllen. Der Umgang ist dabei der gleiche. Einfach die Daten aus der Exceltabelle markieren & kopieren und in dem Feld Inhalt in der Maske einfügen. Dabei werden die Spalten mit Tabulatoren getrennt. Die Spalten sollten dabei entweder genau der Reihenfolge wie in der Tabelle entsprechen (die Reihenfolge finden Sie, wenn Sie eine Tabelle in dem Feld Kennzahl ausgewählt haben und dann rechts daneben auf Merkmalliste klicken) oder Sie fügen die Feldnamen in der ersten Zeile ein und aktivieren das Feld „Feldnamen 1. Zeile“.

Einzelheiten, wie Sie die Daten aus Excel in das Feld „Inhalt“ bekommen oder wie Sie ein anderes Trennzeichen wählen, können Sie im Kapitel lesen.

Herstellung der Datenbasis

Es gibt vier Tabellen im Projekt Semesterberichte:

• Studierendenstatistik (intern heißt die Tabelle „kennx_stg_aggr_n“)
• Studienfächer (kennx_stg_int_neu)
• Abschlüsse (kennx_abint_neu)
• Bewerber / Zulassungsanträge (kennx_antr_aggr_n)

Auf der Seite http://www.superx-projekt.de/doku_devel/kenn_modul/admin/downloads/muster_manuelle_schnittstelle_semesterberichte.xls] finden Sie ein Excel-Sheet mit den vier Tabellen und jeweils ein paar Mustereingaben:

Jedes Arbeitsblatt steht für eine Tabelle.

Der Präfix „kennx“ steht für das Modul KENNX, welches zum Laden von Daten für das KENN Modul im Hochschulübergreifenden SuperX vorgesehen ist. Das bedeutet, die Daten werden nicht direkt in das Kenn-Modul übernommen, sondern erst nach dem nächsten nächtlichen Kenn-Update. Der Suffix „_neu“ oder „_n“ deutet auf eine Ladetabelle hin.

Um eigene Daten einzupflegen, sollten Sie die o.g. Datei herunterladen und mit Ihren Daten befüllen.

Wichtig, wenn Sie eine Tabellenkalkulation wie Excel benutzen und eine neue Datei erzeugen: Markieren Sie zunächst das komplette Arbeitsblatt, klicken Sie auf "Format"->"Zelle", und formatieren Sie alle Zellen als Datentyp "Text". Der Hintergrund ist: wenn Sie das nicht tun, versucht die Tabellenkalkulation, den Datentyp automatisch zu ermitteln und verändert die Daten. So würde dann z.B. aus der Eingabe "0008" (für amtliches Fach Anglistik) die Zahl "8", was aber nicht korrekt wäre. In der o.g. Beispieldatei ist der Datentyp "Text" überall eingestellt.

Die einzelnen Tabellen und deren Inhalte sind im folgenden detailliert beschrieben. Für jede Tabelle gibt es eine Tabellenbeschreibung, in der die Spalten der jew. Tabelle erläutert sind. Vorab ein paar Bemerkungen zu der Beschreibung.

Erläuterung der Tabellenbeschreibung

Jede Spalte einer Tabellenbeschreibung hat ein paar Merkmale:

Beschreibung: hier steht eine kurze Beschreibung des Feldes.

Feldname: Der Feldname ist der Name des Feldes in der Datenbank. Wenn Sie in der Maske das Häkchen bei „Feldnamen 1. Zeile“ gesetzt haben bedeutet das, dass Sie die Reihenfolge der Spalten selber festsetzen können, indem Sie in der ersten Zeile nacheinander die Felder hineinschreiben. Wichtig: Trennzeichen muss auch richtig gesetzt sein.

Feldtyp: Der Feldtyp besagt, was als Inhalt zulässig ist.

• INTEGER, SMALLINT: steht für eine ganze Zahl.
• DECIMAL,DOUBLE: steht für eine Fließkommazahl („.“ als Dezimaltrenner, bitte nicht „,“ benutzen).
• CHAR, VARCHAR: steht für normalen Text.
• date: steht für ein Datum im deutschen Format (z.B. 01.05.2009)
• SERIAL: steht für einen Datenbankschlüssel. Dieses Feld darf nicht Manuell vergeben werden. Das geschieht automatisch von der Datenbank. Wenn Die Tabelle die Sie befüllen möchten ein Serialfeld enthält dieses ignorieren und in dem Import einfach weglassen.

Größe: Hier steht wie groß das Feld ist. Die Zahl in dieser Spalte sagt aus, wie viele Zeichen der Inhalt haben darf. Besonderheit bei dem Feldtype „DECIMAL“: hier steht z.B. „14,2“. Das bedeutet maximal 14 Stellen vor dem Komma und 2 Stellen nach dem Komma.

Not Null: hier wird definiert, ob das Feld leer bleiben darf. Es gibt nur zwei Zustände: „true“ oder „false“. „true“ bedeutet es darf nicht Leer sein und „false“ demnach das das Feld keinen Wert haben muss.

Kommentar: hier stehen ab und zu noch nützliche Hinweise oder Wissenswertes über das Feld.

Fremdschlüssel: Wenn das Feld mit einem anderen Feld (einer anderen Tabelle) verknüpft ist steht hier Tabelle und Feld der Verknüpfung.

Tabelle Studierendenstatistik (kennx_stg_aggr_n)

Ladetabelle Studierendenstatistik (für Semesterberichte)

Typ: Ladetabelle, Themenbereich: Grunddaten Studierende, Prüfungen

Tabelle Fächer (kennx_stg_int_neu)

Hochschulinterne Fächer (Ladetabelle)

Typ: Ladetabelle, Themenbereich: Grunddaten Studierende, Prüfungen

Tabelle Abschlüsse (kennx_abint_neu)

Hochschulinterne Abschlüsse (Ladetabelle)

Typ: Ladetabelle, Themenbereich: Grunddaten Studierende, Prüfungen

Tabelle Bewerbungen (kennx_antr_aggr_n)

Hilfstabelle Bewerberstatistik

Typ: Ladetabelle, Themenbereich: Grunddaten Studierende, Prüfungen

Beispiel 1 Studierendenstatistik (kennx_stg_aggr_n)

Hier sollte die Maske nach eingeben der Daten folgendermaßen aussehen:

Nach dem Abschicken der Maske erhalten Sie zunächst eine Übersicht über die zu importierenden Daten. Wenn in der letzten Spalte „Import Kommentar“ ein OK drin steht, kann der Import ausgeführt werden.

Beispiel 2 Fächer (kennx_stg_int_neu)

Hier sieht eine ausgefüllte Maske wie folgt aus:

Nach dem Abschicken erhalten Sie folgende Zwischentabelle. Wenn die Daten stimmen können Sie den Import ausführen.

Beispiel 3 Abschlüsse (kennx_abint_neu)

Hier sieht eine ausgefüllte Maske wie folgt aus:

Nach dem Abschicken erhalten Sie folgende Zwischentabelle. Wenn die Daten stimmen können Sie den Import ausführen.

Beispiel 4 Bewerbungen (kennx_antr_aggr_n)

Hier sieht eine ausgefüllte Maske wie folgt aus:

Nach dem Abschicken erhalten Sie folgende Zwischentabelle. Wenn die Daten stimmen können Sie den Import ausführen.

Datenaufbereitung mit MS Access

Speziell für die Semesterberichte wurde eine Access-Anwendung entwickelt, die die Dateneingabe vereinfacht. Sie benötigen dafür MS Access in den Versionen ab 2000.

Start der Anwendung

Sie laden die gezippte MDB-Datei von der Modulhomepage http://kenn-modul.superx-projekt.de] herunter und entpacken die Datei. Es erscheint die Datei manuelle_schnittstelle_semesterberichte.mdb. Diese Datei können Sie mit Doppelklick oder im Datei-Öffnen-Dialog von MS Access öffnen.

Wenn Sie kein Access installiert haben, müssen Sie die Access Runtime von Microsoft herunterladen:

http://www.microsoft.com/downloads/de-de/details.aspx?FamilyID=57a350cd-5250-4df6-bfd1-6ced700a6715]

Voraussetzungen ist Windows XP SP3 oder höher. Danach können Sie die Anwendung starten. Bei Access 2010 erscheinen zunächst ein paar Sicherheitswarnungen, die Sie bitte mit "Inhalte aktivieren" bzw. "Ja" bestätigen.

Danach erscheint die Haupt-Menüseite:

Legen Sie zunächst die Hochschule und das zu bearbeitende Semester fest. Beide Werte werden in den Eingabemasken dann entsprechend vorbelegt. Von hier aus gelangen Sie zu den Eingabetabellen.

Noch ein Hinweis: bitte speichern Sie die Datei in genau dem Format, in dem Sie sie geöffnet haben. Konvertieren Sie die Datei nicht in das Format Ihrer speziellen Access-Version. Dies würde Probleme beim Liefern der Daten bereiten.

Dateneingabe

Bei den Eingabeformularen gilt generell: Alle mit einem "*" in der Spaltenüberschrift gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder, d.h. sie müssen ausgefüllt werden. Außerdem darf die Reihenfolge der Spalten nicht geändert werden. Die Spalte "Datum" wird standardmäßig auf das Tagesdatum vorbelegt, kann aber manuell geändert werden.

Es gibt für die Semesterberichte die Möglichkeit, zusätzlich zu den Studierenden- und Bewerberdaten hochschulinterne Schlüssel für Abschlüsse und Studienfächer einzugeben. Wenn Sie nur die amtlichen Ausprägungen nutzen, können Sie die jeweiligen Tabellen leer lassen, und auch die jew. Spalte in der Datentabelle leer lassen. Wenn Sie auch interne Schlüssel einpflegen wollen, sollten Sie die Tabellen "Fächer (intern)" und "Abschlüsse (intern)" zuerst füllen.

Im Einzelnen gibt es folgende Eingabemöglichkeiten:

• Fächer (intern): Hier können Sie interne Fächerschlüssel eingeben. Es muss jeweils ein Schlüssel, eine Bezeichnung und ein amtlicher Schlüssel zugewiesen werden. Wenn Sie keinen internen Schlüssel verwenden, sondern nur die amtlichen, können Sie hier auch amtliche Schlüssel eingeben. Trotzdem muss aber immer der amtliche Schlüssel in der enstprechenden Spalte "Fach (amtlich)" angegeben werden.
• Abschlüsse (intern): Wenn Sie interne Abschlüsse verwenden, geben Sie diese bitte hier ein, und weisen Sie die Schlüssel dann in den u.g. Tabellen zu.
• Studierende: Hier geben Sie die Studierendendaten ein. Ganz rechts in der Spalte finden Sie die Summe, und in den Spalten davor die Merkmale, nach denen unterschieden werden kann.
• Bewerber: Hier geben Sie in analoger Weise die Bewerberdaten ein.
• Vorschau: Für Studierende und Bewerber können Sie jeweils die Summe der eingegebenen Daten pro Semester anzeigen.Dies dient der ersten Plausibilisierung.
• Export: Die Buttons werden im nächsten Kapitel erläutert.

Datenlieferung

Sie können die Tabellen über die manuelle Schnittstelle liefern, es gibt dabei zwei Wege:

• Als Export über die Zwischenablage direkt im Browser (siehe Anleitung)
• Als CSV-Export der einzelnen Tabellen in Dateien, und diese wiederum Hochladen (siehe Anleitung)

In der Access-Anwendung können Sie die jeweilige Tabelle als Textdatei exportieren. Nach dem Klick auf den entsprechenden Export-Button erscheint ein Datei-Dialog, in dem sie den Ziel-Dateinamen (bitte mit der Endung .txt versehen) angeben:

Dann können Sie die Datei über das Menü "Datei hochladen" ins HÜS einspielen (Dateicodierung ist ISO-8859-1), oder (bei kleineren Datenmengen) über die Zwischenablage:

Markieren Sie das Feld "Inhalt", und drücken Sie die Tastenkombination STRG-c. Dann drücken Sie im Browser die Tastenkombination STRG-v, um den Inhalt einfügen. Achten Sie bei den anderen Maskenparametern darauf, dass sie der Vorgabe entsprechen: Trennzeichen Tabulator, Feldnamen 1. Zeile=nein.

Nach der Lieferung müssen Sie einen Werktag warten, bis die Daten übernommen werden.

Aktualisierung der Version

Allgemeines Vorgehen

Die Eingabedatenbank für die Semesterberichte wird regelmäßig aktualsiert, weil ständig neue Schlüssel für Facher, Abschlüsse etc. vergebbar sind. Um bisherige Eingaben in die jeweils neueste Version der Datenbank zu übernehmen, gibt es die Funktion der Datenübernahme. Speichern Sie die alte Datenbank unter einem anderen Namen bzw. in einem anderen Verzeichnis, und laden Sie die aktuelle Access-Datenbank von der Webseite http://kenn-modul.superx-projekt.de] herunter und entpacken Sie die Datei.

Nach dem Öffnen sehen Sie das Hauptmenü, dort können Sie auf den Button "Datenübernahme" klicken. Es erscheint ein Formular, in dem Sie den Pfad zur alten Datei ("Quelldatei") angeben können:

Mit Klick auf den Button mit den drei Punkten ("...") können Sie den Pfad zu der Datei über einen Dialog eingeben.

Mit dem Ankreuzfeld "Zieltabellen vorher löschen" können Sie, sofern vorhanden, bisherige Eingaben in der neuen Datenbank löschen. Dies ist nur notwendig, wenn Sie Dateien bereits eingegeben haben, in der Auslieferung sind die Tabellen alle leer.

Im Folgenden ein Beispiel:

Mit Klick auf den Button "Import" werden die vier Tabellen aus der alten Datenbank importiert. Es erscheint dann ein Protokoll.

Sicherheitswarnungen in Access 2007 bzw. 2010

Hinweis für Anwender von Access 2007/2010: Die Sicherheitseinstellungen der Auslieferung sind strenger als in älteren Versionen, das Öffnen einer Access-Datenbank ist immer mit einer Sicherheitswarnung versehen. Leider kommt diese Warnung vier mal, weil vier Tabellen importiert werden.

Um die Sicherheitsabfrage zu vermeiden, können Sie den Ordner, in dem die Quelldateien liegen, als "vertrauenswürdig" kennzeichnen, dann entfällt die Warnung. Gehen Sie dazu in den Dialog Datei -> Optionen ->Sicherheitscenter:

und dort zum Button "Einstellungen für das Sicherheitscenter". Dort können Sie den Pfad hinzufügen:

Mit Klick auf OK speichern Sie den Pfad.

Anlagen

Für Hochschulen, die nicht SuperX-KENN einsetzen, gibt es die Möglichkeit, Anlagedaten direkt über die manuelle Schnittstelle einzugeben. Dabei gibt es zwei Varianten:

• Tabelle kennx_anlagen_aggr_n: Diese Tabelle kann von SAP-Hochschulen bzw. Anwendern von HIS-FIBU genutzt werden. Die Struktur der Tabelle ist hier beschrieben.

• Tabelle kennx_asp_neu: Diese Tabelle kann von Hochschulen genutzt werden, die nicht SuperX-KENN, aber HIS -IVS nutzen. Die Tabelle entspricht exakt der Tabelle ivasp in HIS-IVS, so daß die Hochschule direkt nach Erzeugen des Anlagespiegels aus dieser Tabelle exportieren kann. Allerdings können die Merkmale Fachgebiete (Bund) und externe Kostenstelle nicht geliefert werden.

Für die Lieferung mit der Tabelle kennx_asp_neu liegen zwei Lehrfilme vor, die das Vorgehen zeigen:

• Einfügen der Anlagedaten ins Hochschulübergreifende SuperX Teil 1: Herstellen der Datenbasis. Der Film zeigt, wie aus HIS-FSV eine Tabelle extrahiert wird, die dann im nächsten Schritt über die manuelle Schnittstelle eingefügt werden kann.
• Einfügen der Anlagedaten ins Hochschulübergreifende SuperX Teil 2: Einfügen über die manuelle Schnittstelle. Der Film zeigt, wie man eine vorliegenden Tabelle über die manuelle Schnittstelle in das HÜS einspielt.
• Die Struktur der Tabelle ist hier definiert:https://qisweb.hispro.de/superx/doku/kennx_modul/kennx.htm]l#tab_kennx_asp_neu

Beim Liefern über die Tabelle kennx_asp_neu ist es nicht notwendig, jede einzelne Zeile des Anlagespiegels zu übertragen. Mit folgendem SQL auf die MBS-Datenbank wird sinnvoll aggregiert:

SELECT <> as hs_nr,

 as asp_id,
 as asp_invnr,
asp_akl_key,
 as asp_koa_nr,
 as asp_klass,
 as asp_inst,
 as asp_kostenstelle,
sum(asp_preis_beginn) as asp_preis_beginn ,
sum(asp_preis_zugang) as asp_preis_zugang,
sum(asp_preis_abgang) as asp_preis_abgang ,
sum(asp_preis_ende) as asp_preis_ende,
sum(asp_afa_bis) as asp_afa_bis,
sum(asp_afa_periode) as asp_afa_periode ,
asp_haushaltsjahr ,
sum(asp_restw_beginn) as asp_restw_beginn ,
sum(asp_restw_ende) as asp_restw_ende
FROM ivasp
group by 1,4,15;

SELECT <> AS hs_nr,  AS asp_id,  AS asp_invnr,

[ivasp].asp_akl_key,  AS asp_koa_nr,  AS asp_klass,  AS asp_inst,
 AS asp_kostenstelle, Sum([ivasp].asp_preis_beginn) AS
asp_preis_beginn, Sum([ivasp].asp_preis_zugang) AS asp_preis_zugang,
Sum([ivasp].asp_preis_abgang) AS asp_preis_abgang,
Sum([ivasp].asp_preis_ende) AS asp_preis_ende, Sum([ivasp].asp_afa_bis)
AS asp_afa_bis, Sum([ivasp].asp_afa_periode) AS asp_afa_periode,
[ivasp].asp_haushaltsjahr, Sum([ivasp].asp_restw_beginn) AS
asp_restw_beginn, Sum([ivasp].asp_restw_ende) AS asp_restw_ende
FROM [ivasp]
GROUP BY [ivasp].asp_akl_key, [ivasp].asp_haushaltsjahr;

Das Ergebnis kann direkt in das Eingabefeld eingefügt werden.

Drittmittel / Haushaltsmittel

Die Ladetabelle für Finanzen lautet "kennx_konto_aggr_n", eine Erläuterung der Spalten finden Sie hier:

https://qisweb.hispro.de/superx/doku/kennx_modul/kennx.html#tab_kennx_konto_aggr_n

Bei kameraler Buchhaltung sollten Kapitel und Titel geliefert werden, bei kaufm. Buchung ist noch zu klären, was im Titel geliefert werden soll. Wichtig ist in jedem Fall der dreistellige KLR-Geldgeber im Anhang.

Die Spalten nur für Sachsen können leer gelassen werden.

Ausgabe im Grunddatenkatalog:

Eine Beispiel-Exceldatei finden Sie hier.

Kostenrechnung

Stammdaten

Studiengänge (KLR)

• Siehe Studiengänge (KLR)

Kostenstellen

• Siehe Kostenstellen
• Ext. Kostenstellen
  • hier nur die Felder
    • hs_nr (Hochschulnummer)
    • instnr (Primärschlüssel)
    • key_ext (Externe Kostenstellen-Nummer)
    • dbez_ext (externer Name)

Primärkosten

Die Ladetabelle für Primärkosten lautet "kennx_busa_aggr_n", eine Erläuterung der Spalten finden Sie hier:

https://qisweb.hispro.de/superx/doku/kennx_modul/kennx.html#tab_kennx_busa_aggr_n]

Hier eine Übersicht, welche Felder bei der Lieferung der Primärbuchungen in BaWue wichtig sind:

• Hochschulnummer
• Jahr
• Quartal
• Kostenklasse (1=Kosten, -1= Erlöse)
• Externer Kostenträger
• Betrag in EUR (Achtung: Bei Kosten bitte positives Vorzeichen, bei Erlösen auch positives Vorzeichen)
• Kostenart (BVKR)
• Externe Kostenstelle

Optional sind die Felder

• Kostenart
• Geldgeber nach KLR
• Kostenstelle
• Datum

Sekundärkosten

Die Ladetabelle für Sekundärkosten lautet "kennx_vtbu_aggr_n", eine Erläuterung der Spalten finden Sie hier:

https://qisweb.hispro.de/superx/doku/kennx_modul/kennx.html#tab_kennx_vtbu_aggr_n]

Hier eine Übersicht, welche Felder bei der Lieferung der Verteilbuchungen in BaWue wichtig sind:

• Hochschulnummer
• Jahr
• Quartal
• Abgebende Kostenstelle
• Empfangendes Projekt
• Empfangender Studiengang
• Ziel-Kostenartenblock
• Kontenklasse (K=Kosten, E=Erlöse)
• Verteilschritte
• Betrag (Achtung: Bei Kosten bitte positives Vorzeichen, bei Erlösen negatives Vorzeichen)

Die Felder

• Abgebende Kostenstelle (Lehreinheit)
• Empfangendes Projekt
• Empfangender Studiengang

sind dabei keine Pflichtfelder. Es gibt Zeilen mit Beträgen, wo nur die empf. Studiengänge stehen, und andere, wo nur die empfangenden Kostenträger stehen. Beachten Sie dass bei Lehrkosten (vari=L/A) immer der Studiengang gepflegt sein muss (und ext. Kostenträger frei) und bei Forschung und Dienstleistung (vari=F oder D) der Studiengang leer ist und dafür der ext. Kostenträger gepflegt ist.

Die abgebende Kostenstelle wird bei Kosten der Lehre (nachfrageorientiert) genutzt, um den Bericht "Kostenträger Lehre-Studiengänge" auszugeben, und enthält hier den Schlüssel der Lehreinheit, den Sie in kenn_inst liefern.

• Wichtig: Um Sekundärkosten von Erlösen zu trennen, muss die Spalte "kokl" jeweils mit "K" für Kosten und "E" für Erlöse gefüllt werden (Pflichtfeld)
• Ab 2011 werden die Sekundärkosten auch nach Kostenartenblöcken erhoben. Liefern Sie in der Spalte "ziel_fikrkey" folgende Werte, wenn vorhanden (das Feld ist kein Pflichtfeld):

1. _PERS=Personalkosten
2. _PERS_W=Personalkosten wissenschaftlicher Dienst
3. _PERS_NW=Personalkosten nichtwissenschaftlicher Dienst
4. _SACHK=Sachkosten
5. _SACHK_BEW=Bewirtschaftungskosten
6. _SACHK_O_BEW=Sachkosten ohne Bewirtschaftungskosten
7. _ABSCHR=Abschreibungen
8. _KALK_MIETE=Kalkulatorische Mieten
9. _ERL_STUD=Erlöse aus Studiengebühren

Nicht alle Hochschulen können alle Werte liefern. Daher gelten folgende Regeln:

• Wenn Personalkosten nicht nach wiss./nichtwiss. Dienst (2+3) ermittelt werden können, werden nur Personalkosten gesamt geliefert (1). Wenn Personalkosten nach wiss./nichtwiss. Dienst (2+3) ermittelt werden können, sollten Personalkosten gesamt (1) nicht geliefert werden.
• Wenn Bewirtschaftungskosten (5) nicht separat ermittelt werden können, werden nur Sachkosten gesamt (4) geliefert. Hochschulen, die Bewirtschaftungskosten ermitteln können, werden gebeten nur Sachkosten ohne Bewirtschaftungskosten (6) und Bewirtschaftungskosten (5) zu liefern.

In der Spalte "vari" steht der Verteilschritt mit folgenden Ausprägungen (Pflichtfeld): Kosten der

• Lehre-nachfrageorientiert (L)
• Lehre-angebotsorientiert (A)
• Forschung (F)
• Sonstige Dienstleistungen (D)

Validierung Maske Kostenträger Lehre-Studiengänge

Kostentraeger Lehre-Studiengaenge his.png

Der markierte Wert wird folgendermaßen berechnet:

Tabellen:

• kenn_vtbu_aggr V
• kenn_stug S

Filter:

• V.ziel_stug =S.stug_key
  • Abgleich der Tabellen
• V.kokl='K'
  • Filter kenn_vtbu_aggr.kokl='K'
• V.jahr=xxx
  • Filter auf das entsprechende Jahr
• V.vari='L'
  • Filter auf kenn_vtbu_aggr.vari='L'
• V.hs_nr=xxx
  • Filter auf die Hochschulnummer
• V.hs_nr= S.hs_nr
  • Abgleich der Tabellen
• S.k_extkotr
  • hier kommt der externe Kostenträger her.

Summe aus Feld betrag sind die kosten

Zahl der Studierenden (VZÄ entspr. COB-Gewichtung):

Tabellen:

• kenn_su_imp_stud I
• kenn_stug S

Filter:

• I.sem=xxx
  • Filter auf das entsprechende Semester
• I.hs_nr=xxx
  • Filter auf die Hochschulnummer
• I.hs_nr= S.hs_nr
  • Abgleich der Tabellen
• .stugkey=S.stug_key
  • Abgleich der Tabellen
• S.k_extkotr
  • hier kommt der externe Kostenträger her.

Das Ergebnis ist dann sie Summe aus vza

Hier ein SQL zum Testen in der Datenbank:

select V.ziel_stug,S.stug_key,S.k_extkotr,E.gueltig_von,E.gueltig_bis,sum(V.betrag) from kenn_vtbu_aggr V, kenn_stug S, kenn_extkotr E
where V.kokl='K' 
and S.k_extkotr=E.key
and  <> = V.jahr 
and S.k_extkotr not in (select trim(key) from kenn_extkotr where (key like '01%' or key like '11%') and date('<>') between gueltig_von and gueltig_bis order by 1  ) 
and V.ziel_stug =S.stug_key
and V.vari='L' 
and V.hs_nr= S.hs_nr 
and V.hs_nr::char(10) in   ('<>')
group by 1,2,3,4,5;

Folgendes muss in dem SQL ersetzt werden:

• Jahr - Hier das gewünschte Jahr eintragen.
• Datum - Hier das Datum für die Sicht eintragen. Es wird für die Gültigkeit der Kostenträger verwendet.
• Hochschulnummer - Hier die eigene Hochschulnummer eintragen.

Kosten des Studiengangs pro Studierendem:

Das Ergebnis aus kosten/vza

Querschnittsprodukte

Die Ladetabelle für Querschnittsprodukte lautet "kennx_vtbu_qp_aggr_neu", eine Erläuterung der Spalten finden Sie hier:

https://qisweb.hispro.de/superx/doku/kennx_modul/kennx.html#tab_kennx_vtbu_qp_aggr_neu]

Hier eine Übersicht, welche Felder bei der Lieferung der Querschnittsprodukte in BaWue wichtig sind:

• Hochschulnummer
• Jahr
• Quartal
• Abgebende Kostenstelle
• Empfangendes Projekt / Querschnittsprodukt
• Kontenklasse
• Betrag (Achtung: Bei Kosten bitte positives Vorzeichen, bei Erlösen negatives Vorzeichen)

Das Feld

• Datum

ist optional.

Flächen

Die Ladetabelle für Flächen lautet "kennx_flaeche_neu", eine Erläuterung der Spalten finden Sie hier:

https://qisweb.hispro.de/superx/doku/kennx_modul/kennx.html#tab_kennx_flaeche_neu]

Hier eine Übersicht, welche Felder bei der Lieferung der Flächen in BaWue wichtig sind:

• Hochschulnummer
• Jahr
• Raumnutzungsart
• Kostenflächenart
• Nutzfläche in qm

Die Felder

• Kostenstelle
• Datum
• Externes Produkt

sind optional.

Studierende (Kostenrechnung)

Die Ladetabelle für Studierende (Kostenrechnung) lautet "kennx_su_impstud_n", eine Erläuterung der Spalten finden Sie hier:

https://qisweb.hispro.de/superx/doku/kennx_modul/kennx.html#tab_kennx_su_impstud_n]

Hier eine Übersicht, welche Felder bei der Lieferung der Flächen in BaWue wichtig sind:

Referenzen

• Tabelle Modul Kennzahlen Admin-HUEIS-HISinOne-BI
• Tabelle Modul Kennzahlen Admin-HUEIS-HISinOne-BI

Ausgabe im Grunddatenkatalog

Diese Daten werden auch für den Bericht "Kostenträger Lehre-Studiengänge" benötigt.

Studienplätze (Kostenrechnung)

Die Ladetabelle für Studienplätze (Kostenrechnung) lautet "kennx_stupl_neu", eine Erläuterung der Spalten finden Sie hier:

https://qisweb.hispro.de/superx/doku/kennx_modul/kennx.html#tab_kennx_stupl_neu]

Hier eine Übersicht, welche Felder bei der Lieferung der Flächen in BaWue wichtig sind:

• Hochschulnummer
• Semester
• Ext. Kostenträger
• Studiengangschlüssel (Referenz auf kennx_stug_neu.stugkey)
• Regelstudienzeit
• Summe

Die übrigen Felder sind optional.

Personaldaten BaWue

Die Ladetabelle für Personal lautet "kennx_pbv_aggr_neu", eine Erläuterung der Spalten finden Sie hier:

https://qisweb.hispro.de/superx/doku/kennx_modul/kennx.html#tab_kennx_pbv_aggr_neu

Hochschulen in BaWue können folgende Spalten leer lassen:

• extkost (Externe Kostenstelle)
• extkotr (Externer Produktschlüssel)
• Befristet
• Staat

Eine Beispiel-Exceldatei finden Sie hier.

Studienplätze für Studiengang-ID (BaWue)

Dieser Import wird derzeit nur vom MWK BaWue ausgeführt, nicht von den einzelnen Hochschulen:

Die Zulassungszahlen ergänzen die Datenblatt-Tabelle "Bewerber und Studienanfänger nach Studiengang" um manuell erfaßte Zulassungszahlen und Zulassungsverfahren pro Studiengang gem. der Datenbank "g'scheit studiert".

Die Tabelle ist wie folgt aufgebaut:

https://qisweb.hispro.de/superx/doku/kennx_modul/kennx.html#tab_kennx_stgid_stupl_neu]

Hier ein Beispiel, zur Illustration sind die Spaltenüberschriften mit aufgeführt:

Für die Datenlieferung müssen Sie einen Export nach CVS (Trennzeichen z.B. TAB) anfertigen und die Spaltenüberschrifen entfernen. In der Upload-Maske geben Sie dann ein:

Der Aufbau der Lieferung wird direkt geprüft, bei Problemen erhalten Sie eine Meldung. Wenn keine Probleme vorliegen, können Sie auf "Import ausführen" klicken. Am nächsten Werktag erhalten Sie dann ein Protokoll der Lieferung, z.B.:

Promovierende

Sie liefern die Promovierenden in folgendem Format:

Hier eine Beispiellieferung (Trennzeichen ","):

hs_nr,jahr,jahr_beginn,jahr_ende,art_ende,koop_land_ausl,geschlecht,datum,extkotr,summe
8170,2016,2014,2017,B,L,2,12.09.2018,1,3
8170,2016,2014,2017,B,A,1,12.09.2018,1,2

Bedeutung:

1. An der Hochschule gibt es für das Jahr 2016 3 Promovendinnen, die im Jahr 2014 begonnen und 2017 erfolgreich abgeschlossen haben, wobei mit einer Hochschule im eigenen Bundesland kooperiert wird. Die Fächergruppe war "Geisteswissenschaften".
2. An der Hochschule gibt es für das Jahr 2016 2 Promovenden, die im Jahr 2014 begonnen und 2017 erfolgreich abgeschlossen haben, wobei mit einer Hochschule im Ausland kooperiert wurde. Die Fächergruppe war "Geisteswissenschaften".

Sie liefern diese Daten mit folgender Maske:

Wenn Sie abschicken erhalten Sie zunächst eine Vorschau:

Nach der Vorschau bitte den Button "Import ausführen" unter der Vorschau nicht vergessen:

Tabellen für Sachsen

Stellenbesetzung

Daten sammeln

Zu aller erst müssen die Daten, welche eingespielt werden sollen gesammelt werden. Dies geschieht in "Grunddaten und Kennzahlen". Um die Daten zu exportieren, müssen zuerst die entsprechenden Stichtage angelegt werden. Unter "Grunddaten und Kennzahlen -> Administration Kenn-Modul -> Prüfprotokoll Grunddaten, Kennzahlen" finden Sie unter "Weitere Einstellungen" den Punkt "Stichtage". Hier können Sie die Stichtage verwalten und anlegen. Wenn es für den gewünschten Zeitraum noch keinen Stichtag für "Stellenbesetzung" gibt, muss ein neuer angelegt werden. Wenn der Stichtag vorhanden ist, achten Sie bitte darauf, dass bei dem Stichtag das Häkchen bei "Beim Update berechnen" und bei "Exportieren" gesetzt ist. Da der Upload über die manuelle Schnittstelle auf maximal 32200 Zeichen begrenzt ist, ist es sinnvoll immer nur einen Stichtag zu exportieren und zu übertragen.

Hier ein Beispiel wie der Stichtag aussehen könne:

Nachdem der Stichtag eingerichtet ist, kann jetzt der Entladevorgang gestartet werden. Danach finden Sie die Daten in der unl Datei auf dem Server unter $SUPERX_DIR/db/module/kenn/rohdaten/unl/kenn_sgd_aggr.unl

Daten einspielen

Die Daten aus der unl Datei können nun über den Bericht "Grunddaten und Kennzahlen -> Datenlieferung -> Grunddaten und Kennzahlen hinzufügen (csv)" eingefügt werden.

Dazu wählen Sie zuerst den Bericht aus. Geben die Daten an:

• Hochschule: Hier Ihre Hochschule auswählen.
• Kennzahl: Hier "Tabelle: kennx_sgd_aggr_neu" auswählen.
• Inhalt: Hier die soeben hergerichteten Daten aus dem Editor hinein kopieren.
• Trennzeichen: Hier wählen Sie "edustore unl import" aus.
• Feldnamen 1. Zeile: Hier wählen Sie "nein".
• Modus: Wenn Sie sehr viele Daten haben und diese Stückchenweise eingeben, können Sie hier auch "Hinzufügen" wählen. Wenn alles in einem rutsch eingegeben wird, wählen Sie "Alles löschen und hinzufügen" aus. Das löschen bezieht sich zunächst nur auf die Zwischentabelle mit der Endung "_neu". In der Zieltabelle werden alle Datensätze Ihrer Hochschule gelöscht die für das selbe Jahr gelten, wie die neu eingegebenen Datensätze. Danach werden erst die neuen Datensätze eingefügt um doppelte Datensätze zu vermeiden.
• Email für Protokoll: Hier können Sie eine E-Mail Adresse angeben. An diese Adresse wird eine Mail verschickt, wenn die Datensätze in die Zieltabelle übertragen wurden.

Wenn Sie die Maske abschicken kommt eine Tabelle in der die Daten, so wie sie später in der Tabelle stehen, aufgelistet werden. Sie können diese Daten hier ein letztes mal prüfen und danach über den Button unten links "Import ausführen" importieren.

Wenn eine Zeile leer ist sollten Sie jedoch die letzte Spalte "Import Kommentar" prüfen. Dort steht drin, ob der Import für die Zeile OK ist, oder ob noch ein Fehler vorliegt. Falls eine Zeile einen Fehler beinhaltet, wird diese Zeile von dem Bericht automatisch nach oben gezogen. Somit brauchen Sie nur die erste Zeile checken. Wenn dort "OK" steht können Sie davon ausgehen, dass alle Zeilen importiert werden können und brauchen nicht alle Zeilen durchsehen.

Wenn ein Fehler auftaucht, wird auch mitgeteilt in welcher Zeile sich der Fehler befindet. Das erleichtert die Fehlersuche. In dem Screenshot unten sehen Sie z.B. das in Zeile 13 ein Trennzeichen zu viel drin steht.

Wenn alles funktioniert hat und Sie auf "Import ausführen" geklickt haben, erhalten Sie nochmal die Ergebnistabelle. Damit sind die Daten nun importiert, befinden sich aber noch in einer Zwischentabelle. Die Daten werden erst in anderen Berichten angezeigt, wenn die Haupt-Laderoutine von Kennx gelaufen ist. Dies erfahren Sie per Mail, wenn Sie Ihre Mailadresse in dem Bericht eingegeben haben.

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